Procedure operative standard

2.1 Il CE si riunisce di norma una volta al mese, e comunque ogni volta che se ne ravvisi la necessità, in ottemperanza alle esigenze imposte dalla normativa vigente. Il calendario, almeno semestrale, delle riunioni deve essere reso disponibile, unitamente alle date di scadenza per la presentazione delle richieste di parere;

2.2 L’iter procedurale delle domande di sperimentazione viene attivato in seguito al parere favorevole dell’Autorità competente locale, reso disponibile sul sito web del Comitato Etico.
Gli studi saranno inseriti nell’ordine del giorno solo dopo verifica della completezza della documentazione presentata (DM 21.12.2007 e Determinazione AIFA 20.3.2008);

2.3 Sulla base del materiale validato dalla Segreteria tecnico-scientifica, l’Ufficio di Segreteria predispone, su indicazione del presidente, l’ordine del giorno delle riunioni e convoca la seduta, anche a mezzo posta elettronica;

2.4 Qualora se ne ravvisi la necessità, alla seduta del CE possono essere convocati i responsabili delle sperimentazioni o degli esperti qualificati per illustrare o chiarire i protocolli presentati;

2.5 È necessaria la presenza del componente ingegnere clinico relativamente all’area medico-chirurgica oggetto dell’indagine con il dispositivo medico in studio, dell’esperto in nutrizione relativamente all’area prodotti alimentari sull’uomo, dell’esperto clinico di nuove procedure tecniche, diagnostiche e terapeutiche invasive o semi-invasive;

2.6 È necessaria la presenza del direttore sanitario dell’istituzione sede della sperimentazione, anche attraverso una relazione scritta;

2.7 È inserita, tra i componenti fissi, la figura dell’esperto in genetica, in considerazione della tipologia di studi presentati/target della nuova ricerca scientifica.

3.1 Il proponente la ricerca formula la richiesta di autorizzazione a condurre la sperimentazione indirizzandola al presidente del CE e caricandola a sistema, vedi “Area promotori e sperimentatori“, previa acquisizione delle credenziali di accesso.
Una copia cartacea firmata dovrà essere inviata alla segreteria.

3.2 L’elenco documenti per la singola tipologia di studio è disponibile al seguente link

3.3 La procedura informatizzata attribuisce un codice numerico progressivo alla documentazione presentata.
Qualora la documentazione risulti incompleta la segreteria procederà alla richiesta di integrazioni, prima dell’avvio dell’iter valutatiivo.

3.4 Una volta che la documentazione risulti completa la Segreteria individua il referente a cui affidare ogni protocollo di ricerca all’ordine del giorno, ed i componenti esperti a cui affidare, per competenza, specifiche sezioni della documentazione pervenuta, fatta salva la possibilità dei singoli componenti di accedere a tutte le domande.

4.1 Il Presidente del CE, in apertura di seduta, accerta la presenza del quorum previsto dal regolamento e procede all’esame dell’ordine del giorno; invita i componenti a dichiarare eventuale conflitti di interessi in relazione alla sperimentazione in esame.

4.2 Verifica che nel corso della seduta permanga il numero legale dei componenti del Comitato Etico.

4.3 In assenza del Presidente, tutte le funzioni presidenziali relative alla seduta sono assunte dal vice-Presidente. Nell’evenienza dell’assenza anche di quest’ultimo, il Presidente designerà in tempo utile un membro del Comitato Etico quale facente funzione di presidenza per una specifica sessione.

5.1 Il CE esamina le richieste di parere ed esprime, all’unanimità o in mancanza di unanimità tramite voto palese, il parere motivato. Detto parere può essere formulato, in conformità alla vigente normativa:

• FAVOREVOLE
• NON FAVOREVOLE
• SOSPENSIVO, in attesa di chiarimenti/integrazioni. Con la loro acquisizione si provvederà alla definitiva formulazione del parere nelle successive sedute di CE.
• PRESA D’ATTO

Il parere favorevole può essere espresso a maggioranza (e non solo all’unanimità). Ciascun componente può esprimere, qualora lo ritenga, una motivazione che precisi il proprio parere non favorevole.

5.2 Qualora vengano a mancare le condizioni di cui all’art. 9 c.2 del D.Lgs 211/2003 (conformità della domanda all’Autorità competente e completezza documentale), richiamate dall’art. 1 del D.M. 8.2.2013 il CE sospende i termini della valutazione.

5.3 Il Parere, per quanto riguarda protocolli di sperimentazione clinica di medicinali, deve essere espresso nei termini temporali previsti dagli artt. 6 e 7 del D.Lvo 211 del 24.06.2003.

5.4 Il CE può richiedere, qualora non sia chiamato a esprimere Parere Unico, la modifica della formulazione del consenso informato per i pazienti che accedono alle proprie strutture; in caso di richiesta di Parere Unico può richiedere modifiche all’intero protocollo di ricerca.

5.5 Il CE ha competenza a giudicare tutti gli aspetti del protocollo. Il Comitato Etico deve emettere il proprio parere prima dell’inizio di qualsiasi sperimentazione clinica in merito alla quale è stato interpellato.

5.6 Relativamente alla formulazione di pareri per gli studi sperimentali si fa riferimento alla vigente normativa, nello specifico a quanto previsto dal D.Lgs. 211 del 24.6.2003 e dal DM 21.12.2007.

5.7 Relativamente alla formulazione di pareri per gli studi osservazionali si fa riferimento alla determinazione AIFA del 20.3.2008 “Linee guida per la classificazione e conduzione degli studi osservazionale sui farmaci”.

6.1 Il CE esamina le richieste di parere di Uso terapeutico di medicinali ai sensi del D.M. 7 settembre 2017 nel corso delle sedute ordinarie.

6.2 È istituita una “Commissione ristretta”, che opera su delega del comitato, nel caso di situazioni cliniche complesse ed urgenti, in ottemperanza a quanto previsto all’art. 4 c.2 del decreto stesso, esprimendo, in tempi brevi, un parere anche tramite mail.

6.3 La “Commissione ristretta” è composta da almeno un farmacologo, un farmacista, un clinico, un medico di medicina generale, un medico legale, un bioeticista e dal Presidente, ed esprime un parere con procedura d’urgenza, che verrà esplicitato e ratificato nella seduta successiva di CE.

6.4 Relativamente al triennio 2020-2023 la suddetta commissione è composta dai due clinici, dal farmacista, dal farmacologo, dal medico di medicina generale, dal medico legale, dal bioeticista, dal Presidente e dal vice-Presidente.

6.5 L’accesso alla documentazione dei singoli protocolli di uso terapeutico avviene, in analogia a tutte le altre tipologie di studi, mediante accesso al sistema informatizzato del CE con password personale.

6.6 Una specifica Raccomandazione circa l’uso terapeutico di medicinale sottoposto a sperimentazione clinica, elaborata dal CE, è disponibile sul sito e consente al clinico ed ai componenti stessi di valutare la situazione clinica del paziente conformemente ai principi di buona pratica medica.

7.1 Ciascun protocollo approvato sarà sottoposto a monitoraggio durante l’effettuazione della sperimentazione.

7.2 Per ottemperare agli obblighi di monitoraggio il CE richiede, prende visione e valuta la seguente documentazione, che deve essere inviata a cura dello sperimentatore e/o dal promotore/referente :

• la comunicazione dell’effettivo inizio dello studio;
• le relazioni periodiche (ogni 6 mesi per studi di durata annuale e una volta l’anno per studi di durata superiore all’anno) sullo stato di avanzamento della ricerca;
• tutti gli eventi avversi gravi e inattesi relativi al farmaco in studio, in ottemperanza al D.Lgs. 211/2003.
  Si chiede, inoltre, allo sperimentatore di segnalare immediatamente al Comitato Etico tutti gli eventi avversi gravi e non gravi, attesi ed inattesi, verificatisi presso il proprio centro con il prodotto in sperimentazione, nell’ambito della sperimentazione approvata dal Comitato Etico.
• segnalazioni di eventuali criticità e problematiche presentatesi nel corso della sperimentazione e tali da interferire con la corretta conduzione della stessa;
• l’eventuale rinuncia o interruzione dello Studio con le relative motivazioni;
• la comunicazione della conclusione dello Studio e una relazione finale dettagliata sull’esito dello stesso.

7.3 Il Comitato Etico si riserva ogni ulteriore attività di verifica che ritenga necessaria.

Nell’ambito della Segreteria devono essere precisamente distinte e adeguatamente attribuite le responsabilità scientifiche da quelle amministrative.
La Segreteria del Comitato Etico Interaziendale con sede presso l’Azienda Ospedaliero – Universitaria “Maggiore della Carità” di Novara è composta

• Da un responsabile per le competenze scientifiche
• Da un responsabile per le competenze amministrative
• La Segreteria è coadiuvata da personale di supporto, in particolare da un’unità di personale amministrativo individuato dall’Azienda Ospedaliera ospitante e da un farmacista borsista, entrambi finanziati con fondi diretti del CE.

8.1 L’Ufficio di Segreteria ha l’incarico di:

• Verificare la completezza documentale delle domande caricate a sistema;
• Inserire le domande considerate ammissibili nell’ordine del giorno della seduta del CE;
• Predisporre la convocazione della seduta del CE e curarne l’ordine del giorno su indicazione del Presidente;
• Inviare la documentazione completa relativa ai protocolli, agli emendamenti e agli altri argomenti all’ordine del giorno (eventi avversi, comunicazioni, etc.);
• Tenere rapporti informativi tra il CE, gli sperimentatori e gli sponsor;
• Tenere l’archivio dei verbali delle sedute, nonché di ogni altro documento disponibile;
• Conservare in archivio tutta la documentazione pervenuta a supporto di ogni singola sperimentazione per almeno tre anni dal termine della stessa;
• Aggiornare il data-base delle sperimentazioni;
• Inserire i dati richiesti nell’Osservatorio Nazionale delle Sperimentazioni Cliniche (OsSC) e sul Registro degli Studi Osservazionali (RSO) o trasmettere i dati richiesti su supporto cartaceo, mediante procedura transitoria da AIFA;
• Inviare informazione al Ministero della Salute dell’avvenuta autorizzazione alla sperimentazione, secondo quanto previsto dalla normativa vigente;
• Predisporre l’elenco delle sperimentazioni da sottoporre a revisione annuale;
• Rendicontare le proprie spese di gestione al Comitato Etico e all’ente istitutivo del CE;
• Redigere una relazione annuale sull’attività svolta dal CE e dall’Ufficio di Segreteria;
• Redigere il verbale della seduta.

8.2 I pareri del CE sono disponibili in anteprima sul sito del CE, con accesso tramite credenziali, nei tempi previsti dalla normativa vigente, ai proponenti delle sperimentazioni, allo sponsor ed alle autorità competenti e vengono tramessi in copia conforme firmata alle Direzioni Sanitarie, territorialmente competenti.

9.1 Tutta la documentazione presentata al CE nonché tutta la corrispondenza relativa all’attività del CE sarà protocollata ed archiviata dalla Segreteria. In particolare, tale archiviazione includerà:

• L’atto costitutivo, i documenti storici, il regolamento e le procedure operative del CE;
• L’elenco di tutti i membri del comitato – quelli attuali e quelli che si sono succeduti – inclusa la loro qualifica e l’istituzione di appartenenza;
• Il registro delle sperimentazioni cliniche e dei pareri emessi;
• La modulistica preparata dal CE per l’ottimizzazione del lavoro del comitato stesso;
• Tutta la documentazione inviata dai richiedenti il parere;
• La corrispondenza con i richiedenti o con altre parti interessate;
• L’agenda di tutte le riunioni;
• I verbali di tutte le riunioni;
• Tutta la documentazione relativa ai monitoraggi, inclusi i rapporti periodici dello sperimentatore e la sintesi conclusiva dello studio;
• La documentazione relativa agli studi nonché quella relativa agli eventi avversi;

9.2 Tutta la documentazione relativa ai singoli studi viene conservata per almeno 7 anni dal termine dello studio, come previsto dall’art 5 comma 2 del D.Lgs. 200/2007.

9.3 Lo statuto e le procedure operative sono pubblicamente disponibili e accessibili alle parti interessate sul sito del CE.
Tutta la documentazione è a disposizione delle Autorità Regolatorie.

Per gli aspetti economici a carico dei promotori della sperimentazione ai fini dell’assolvimento dei compiti demandati al Comitato Etico si applica l’art. 6 del D.M. 12.5.2006 e le tariffe verranno determinate secondo le direttive e gli indirizzi regionali.

11.1 Per quanto non espressamente previsto da queste procedure operative, si rimanda alle norme di legge. I principali riferimenti normativi sono disponibili sul sito dell’Agenzia Italiana del Farmaco (http://www.agenziafarmaco.gov.it/it/content/normativa-di-riferimento-sperimentazione-clinica) e sul sito del comitato etico a questo link.

11.2 Il Presidente, coadiuvato dal Vice-Presidente e da altri membri a ciò designati, predispone periodicamente una revisione delle procedure operative sopraesposte, affinché siano sempre conformi alle disposizioni di legge.

11.3 Le presenti procedure operative possono essere modificate con la maggioranza dei due terzi dei componenti del CE.

La sperimentazione clinica effettuata in base ad un unico protocollo in più di un centro e che pertanto viene eseguita da più sperimentatori; i centri in cui si effettua la sperimentazione possono essere ubicati solo in Italia, oppure anche in altri Stati dell’Unione europea e/o Paesi terzi.

Uno studio nel quale i medicinali sono prescritti secondo le indicazioni dell’autorizzazione all’immissione in commercio. L’assegnazione del paziente a una determinata strategia terapeutica non è decisa in anticipo da un protocollo di sperimentazione, ma rientra nella normale pratica clinica e la decisione di prescrivere il medicinale è del tutto indipendente da quella di includere il paziente nello studio. Ai pazienti non si applica nessuna procedura supplementare di diagnosi o monitoraggio e per l’analisi dei dati raccolti sono utilizzati metodi epidemiologici.

La tipologia degli studi osservazionali è la seguente:

• studi di coorte prospettici
• studi caso-controllo
• studi solo su casi (case cross-over e case series)
• studi trasversal
• studi di appropriatezza.

n ciascuno di questi studi possono essere presenti anche obiettivi di farmaco-economia.

uno studio nel quale ovvero il promotore è una struttura o ente o istituzione pubblica o ad essa equiparata o fondazione o ente morale, di ricerca e/o sanitaria o associazione/società scientifica o di ricerca non a fini di lucro, finalizzato al miglioramento della pratica clinica quale parte integrante dell’assistenza sanitaria e non a fini industriali

Impiego di medicinale prodotto in stabilimento farmaceutico e sottoposto a sperimentazione clinica sul territorio italiano o in Paese estero, privo dell’autorizzazione all’immissione in commercio, per uso al di fuori della sperimentazione clinica, quando non esista valida alternativa terapeutica al trattamento di patologie gravi o di malattie rare o di condizioni di malattia che pongono il paziente in pericolo di vita.

Una forma farmaceutica di un principio attivo o di un placebo saggiato come medicinale sperimentale o come controllo in una sperimentazione clinica compresi i prodotti che hanno già ottenuto un’autorizzazione di commercializzazione ma che sono utilizzati o preparati (secondo formula magistrale o confezionati) in forme diverse da quella autorizzata, o quando sono utilizzati per indicazioni non autorizzate o per ottenere ulteriori informazioni sulla forma autorizzata.

Una persona, società, istituzione oppure un organismo che si assume la responsabilità di avviare, gestire e/o finanziare una sperimentazione clinica.

Un medico o un odontoiatra qualificato ai fini delle sperimentazioni, responsabile dell’esecuzione della sperimentazione clinica in un dato centro.
Se la sperimentazione è svolta da un gruppo di persone nello stesso centro, lo sperimentatore responsabile del gruppo è definito “sperimentatore principale”.

La raccolta di dati clinici e non clinici sul medicinale o sui medicinali in fase di sperimentazione che sono pertinenti per lo studio dei medesimi nell’uomo.

Il documento in cui vengono descritti l’obiettivo o gli obiettivi, la progettazione, la metodologia, gli aspetti statistici e l’organizzazione della sperimentazione, il termine “protocollo” comprende il protocollo, le versioni successive e le modifiche dello stesso.

La persona che partecipa a una sperimentazione clinica, sia come destinataria del medicinale in sperimentazione sia come controllo.

La decisione di un soggetto candidato ad essere incluso in una sperimentazione, scritta, datata e firmata, presa spontaneamente, dopo esaustiva informazione circa la natura, il significato, le conseguenze ed i rischi della sperimentazione e dopo aver ricevuto la relativa documentazione appropriata. La decisione è espressa da un soggetto capace di dare il consenso, ovvero, qualora si tratti di una persona che non è in grado di farlo, dal suo rappresentante legale o da una autorità, persona o organismo nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia. Se il soggetto non è in grado di scrivere, può in via eccezionale fornire un consenso orale alla presenza di almeno un testimone nel rispetto della normativa vigente.

Un organismo indipendente, composto da personale sanitario e non, che ha la responsabilità di garantire la tutela dei diritti, della sicurezza e del benessere dei soggetti in sperimentazione e di fornire pubblica garanzia di tale tutela, esprimendo, ad esempio, un parere sul protocollo di sperimentazione, sull’idoneità degli sperimentatori, sulla adeguatezza delle strutture e sui metodi e documenti che verranno impiegati per informare i soggetti e per ottenerne il consenso informato.

Svolgimento da parte del Ministero della salute e/o di autorità regolatorie di
altri Stati di un controllo ufficiale dei documenti, delle strutture, delle registrazioni, dei sistemi per la garanzia di qualità e di qualsiasi altra risorsa che le predette autorità giudicano pertinenti. L’ispezione può svolgersi presso il centro di sperimentazione, presso le strutture del promotore della sperimentazione e/o presso le strutture di organizzazioni di ricerca a contratto, oppure in altri luoghi ritenuti appropriati da tali Autorità.

Qualsiasi evento clinico dannoso che si manifesta in un paziente o in un soggetto coinvolto in una sperimentazione clinica cui è stato somministrato un medicinale, e che non ha necessariamente un rapporto causale con questo trattamento.

Qualsiasi reazione dannosa e indesiderata a un medicinale in fase di sperimentazione, a prescindere dalla dose somministrata.

Qualsiasi evento avverso o reazione avversa che, a prescindere dalla dose, ha esito nella morte o mette in pericolo la vita del soggetto, richiede un ricovero ospedaliero o prolunga una degenza in ospedale, o che determina invalidità o incapacità gravi o prolungate, o comporta un’anomalia congenita o un difetto alla nascita.

Una reazione avversa di natura o gravità non prevedibili in base alle informazioni relative al prodotto ( per esempio a quelle riportate nel dossier per lo sperimentatore se il prodotto è in sperimentazione o, nel caso di un prodotto autorizzato, nella scheda delle caratteristiche del prodotto).

Centro ove non opera lo sperimentatore coordinatore, che partecipa ad una sperimentazione multicentrica.

1. il direttore generale o il responsabile legale, ai sensi delle vigenti disposizioni normative, delle strutture sanitarie pubbliche o delle strutture equiparate a quelle pubbliche, come individuate con decreto del Ministro della salute, ove si svolge la sperimentazione clinica.
2. il Ministero della salute nei casi di cui:
   a) al decreto del Ministro della salute previsto dal comma 5 dell’articolo 9;
   b) ai medicinali elencati al comma 6 dell’articolo 9;
3. AIFA, nei casi di farmaci di nuova istituzione di cui al decreto del Presidente della Repubblica 21 settembre 2001, n.43.